Anggaran AI yang tidak bertuan

Di sebagian besar perusahaan menengah, pengeluaran AI muncul seperti mesin fotokopi dulu: satu tim berlangganan, lalu tim lain, dan tagihannya tiba jauh sebelum siapa pun merancang arsitekturnya. Masalahnya bukan besar kecilnya tagihan. Masalahnya adalah tidak ada yang memegang keputusan.

Faktur biasanya datang lebih dulu daripada arsitekturnya. Tim pemasaran membeli alat penulisan, tim engineering menambahkan asisten pengodean, tim dukungan berlangganan chatbot, tim keuangan bereksperimen dengan ekstraksi dokumen. Setiap pembelian bernilai kecil, masing-masing dibenarkan oleh kebutuhan lokal, dan tak satu pun merupakan keputusan yang akan disebut strategis oleh siapa pun.

Dua belas bulan kemudian, perusahaan menggunakan enam vendor AI, tiga di antaranya saling tumpang tindih, dua di antaranya menyimpan data pelanggan berdasarkan kontrak yang belum pernah dibaca siapa pun, dan satu di antaranya dibayar untuk kursi yang tidak pernah diaktifkan.

Ini adalah bentuk adopsi AI yang paling umum di perusahaan berukuran 30 hingga 200 orang, dan ini bukan masalah pengeluaran. Ini masalah kepemilikan.

Mengapa ini terjadi

Tiga kekuatan mendorong ke arah yang sama.

Pembeli bukan pemiliknya. Orang yang merasakan masalahnya — seorang marketer dengan terlalu banyak teks pemasaran untuk ditulis, seorang kepala dukungan yang kewalahan menangani tiket — adalah orang yang tepat untuk mengadopsi alat dan orang yang salah untuk menilai lock-in, residensi data, atau apakah alat tersebut masih akan ada dalam dua tahun.

Para vendor menjual kepada orang itu. Produk AI diberi harga untuk kartu kredit, bukan untuk komite pengadaan. Tingkat gratis, paket berbasis kursi, dan pembatalan bulanan membuat adopsi tanpa hambatan, dan itulah tepatnya mengapa adopsi menyebar tanpa peninjauan.

Tidak ada yang bertanggung jawab atas totalnya. Di perusahaan yang memiliki CFO, pengeluaran teragregasi di suatu tempat. Di perusahaan tanpa eksekutif teknis, pengeluaran itu tidak teragregasi di mana pun: ia berada di kartu departemen dan dalam klaim biaya pribadi.

Sebuah tim mengadopsi alat
Masalah lokal, anggaran lokal, satu klik. Keputusan yang tepat bagi tim itu, tak terlihat oleh yang lain.
Tim kedua mengadopsi alat lain yang tumpang tindih
Tak ada yang membandingkan, karena membandingkan adalah tugas seseorang dan posisi itu kosong.
Data mulai keluar dari perusahaan
Catatan pelanggan, kontrak, dan kode pergi ke vendor dengan syarat yang belum ditinjau siapa pun.
Perpanjangan tiba
Saat pertama perusahaan melihat gambaran keseluruhan adalah saat perusahaan diminta membayarnya.

Urutan yang biasa. Tak satu pun dari keempat langkah itu tidak masuk akal bila berdiri sendiri.

Sampul film ABN Asia tentang anggaran AI yang tidak dimiliki siapa pun

Berapa biaya sebenarnya

Biaya yang terlihat adalah baris langganan. Bagian yang mahal adalah segala hal di sekitarnya.

Duplikasi adalah yang mudah diperbaiki dan paling mudah terlewat: dua alat yang melakukan pekerjaan sama, dibeli oleh dua tim, masing-masing yakin alatnya satu-satunya.

Utang integrasi lebih buruk. Setiap alat yang menyentuh alur kerja harus terhubung ke sistem pencatatan, dan setiap koneksi adalah potongan kecil perangkat lunak yang tidak dimiliki siapa pun. Ketika satu vendor mengubah API, sesuatu rusak di tempat yang tidak diawasi siapa pun.

Paparan data adalah yang berakhir di depan dewan direksi. Mengirim data pelanggan ke penyedia model adalah keputusan pemrosesan dengan konsekuensi hukum; keputusan itu tidak boleh dibuat oleh siapa pun yang mengklik "setuju" pada uji coba gratis.

Lock-in adalah yang paling senyap. Prompt, perilaku yang telah disesuaikan, set evaluasi, dan alur kerja menumpuk di dalam antarmuka satu vendor. Berpindah nanti biayanya lebih besar daripada biaya langganan yang pernah dikeluarkan.

Jumlah vendor AI adalah angka yang tipikal bagi perusahaan dengan 100 karyawan setelah satu tahun adopsi bottom-up

orang yang bertanggung jawab atas total pengeluaran di sebagian besar perusahaan tersebut

inventaris adalah luaran pertama: apa yang berjalan, siapa pemiliknya, data apa yang dilihatnya

Sebuah kasus ilustratif

Bayangkan sebuah firma jasa beranggotakan 40 orang. Tiga alat AI digunakan: asisten penulisan dengan 20 lisensi, bot dukungan dengan 10 lisensi, dan ekstraktor dokumen yang ditagih berdasarkan penggunaan. Tidak ada yang membatalkan lisensi milik dua orang yang telah keluar, bot dukungan menduplikasi fitur yang sudah termasuk dalam paket helpdesk, dan ekstraktor tersebut mengirim kontrak klien ke vendor yang ketentuan datanya belum pernah ditinjau.

Tidak ada satu pun fakta itu yang dramatis. Secara keseluruhan, fakta-fakta itu menggambarkan sebuah perusahaan yang membayar dua kali untuk satu kapabilitas, mengekspos data yang tidak ingin dieksposnya, dan tidak memiliki kendali untuk mengubahnya — karena tidak ada pemilik yang dapat mengubahnya.

Apa yang dilakukan seorang pemilik

Pekerjaan itu tidak glamor dan membutuhkan waktu sekitar satu bulan.

Inventaris. Setiap alat, setiap lisensi, setiap kontrak, setiap aliran data. Sebagian besar perusahaan menemukan 30–50% lebih banyak pengeluaran daripada yang mereka perkirakan.
Konsolidasikan. Pilih satu alat per pekerjaan. Penghematannya nyata, tetapi intinya adalah daftar yang lebih pendek.
Tetapkan aturan pembelian. Apa pun yang menyentuh data pelanggan atau berbiaya lebih dari ambang batas yang ditentukan harus melalui satu tinjauan.
Tuliskan jalan keluar. Untuk setiap vendor: bagaimana kita akan keluar, dan berapa biayanya? Kontrak tanpa jalan keluar adalah keputusan yang sudah Anda ambil.

Inventarisasi, lalu konsolidasikan
Satu alat per pekerjaan, satu pemilik per alat, satu daftar yang bisa dilihat semua orang.
Lampirkan pertanyaan data
Apa yang keluar dari gedung, dengan ketentuan apa, dan siapa yang menandatanganinya.
Tetapkan aturan pembelian
Ambang batas dan uji data, agar adopsi berikutnya menjadi keputusan, bukan kecelakaan.
Pertahankan klausul keluar
Tinjau saat perpanjangan: masih digunakan, masih patuh, masih lebih murah daripada alternatifnya.

Empat langkah, sekitar satu bulan kerja paruh waktu, dan anggaran menjadi angka yang bisa dipertanggungjawabkan oleh seseorang.

Mengapa ini merupakan peran fraksional

Seorang CTO penuh waktu akan menangani ini, dan di perusahaan yang lebih besar itulah yang terjadi. Di bawah ambang itu, pekerjaannya nyata tetapi volumenya tidak: inventaris sekali, aturan untuk dipelihara, perpanjangan untuk ditinjau dua kali setahun, dan keputusan saat sesuatu yang baru muncul.

Itu adalah irama, bukan jumlah personel. Itu juga perbedaan antara perusahaan yang dapat menjawab "untuk apa kita membelanjakan AI dan mengapa" dan perusahaan yang baru mengetahuinya saat kartu ditolak.

Anggarannya bukan masalah. Tidak adanya pemilik adalah masalahnya.

Sumber: analisis ABN Asia. Kedua dalam seri tentang kepemimpinan eksekutif fraksional.

Kontak: [email protected]

Harap dicatat bahwa versi bahasa Indonesia didukung oleh AI dan karena itu mungkin terjadi kesalahan kecil.

Penulis

Ai-Banking-NetworkSecurity (ABN), ABN ASIA didirikan oleh orang-orang dengan akar yang kuat di dunia akademis, dengan pengalaman kerja di Amerika Serikat, Belanda, Hungaria, Jepang, Korea Selatan, Singapura, dan Vietnam. ABN Asia adalah tempat di mana akademik dan teknologi bertemu dengan peluang. Dengan solusi terdepan kami dan layanan pengembangan perangkat lunak yang kompeten, kami membantu bisnis untuk meningkatkan level dan bersaing di panggung global. Komitmen kami: Lebih Cepat. Lebih Baik. Lebih handal. Dalam kebanyakan kasus: Lebih murah juga.

Jangan ragu untuk menghubungi kami jika Anda membutuhkan layanan IT, konsultasi digital, solusi perangkat lunak siap pakai, atau jika Anda ingin mengirimkan permintaan proposal (RFP). Anda dapat menghubungi kami di [email protected]. Kami siap membantu Anda dengan semua kebutuhan teknologi Anda.