Ngân sách AI không ai sở hữu

Ở hầu hết các công ty quy mô vừa, chi tiêu cho AI xuất hiện giống như máy photocopy từng xuất hiện: một nhóm đăng ký, rồi một nhóm khác, và hóa đơn đến từ rất lâu trước khi có ai đó thiết kế kiến trúc. Vấn đề không nằm ở quy mô hóa đơn. Mà là không ai nắm quyền quyết định.

Hóa đơn thường đến trước kiến trúc. Một nhóm marketing mua công cụ viết, bộ phận kỹ thuật thêm trợ lý lập trình, bộ phận hỗ trợ đăng ký một chatbot, bộ phận tài chính thử nghiệm trích xuất tài liệu. Mỗi giao dịch đều nhỏ, mỗi giao dịch đều được biện minh bằng một nỗi đau cục bộ, và không giao dịch nào là quyết định mà ai đó sẽ gọi là chiến lược.

Mười hai tháng sau, công ty đang vận hành với sáu nhà cung cấp AI, ba trong số đó trùng chức năng, hai trong số đó nắm giữ dữ liệu khách hàng theo những hợp đồng chưa ai đọc, và một trong số đó đang được trả tiền cho những suất sử dụng chưa từng được kích hoạt.

Đây là hình thái phổ biến nhất của việc áp dụng AI trong một công ty từ 30 đến 200 người, và đây không phải là vấn đề chi tiêu. Đó là vấn đề quyền sở hữu.

Tại sao điều này xảy ra

Ba lực lượng cùng đẩy về một hướng.

Người mua không phải là người sở hữu. Người cảm thấy nỗi đau — một marketer có quá nhiều nội dung phải viết, một trưởng nhóm hỗ trợ ngập trong ticket — là người phù hợp để áp dụng một công cụ và không phù hợp để đánh giá tình trạng khóa chặt (lock-in), vị trí lưu trú dữ liệu, hoặc liệu công cụ đó có còn tồn tại sau hai năm nữa hay không.

Các nhà cung cấp bán cho chính người đó. Các sản phẩm AI được định giá để thanh toán bằng thẻ tín dụng, chứ không phải để trình qua một hội đồng mua sắm. Các gói miễn phí, gói theo số ghế và việc hủy hàng tháng khiến việc áp dụng không gặp trở ngại, và chính vì vậy nó lan rộng mà không qua thẩm duyệt.

Không ai chịu trách nhiệm cho tổng chi phí. Ở một công ty có CFO, chi tiêu được tổng hợp ở một nơi nào đó. Ở một công ty không có lãnh đạo kỹ thuật, nó chẳng được tổng hợp ở đâu cả: nó nằm trên thẻ của phòng ban và trong các yêu cầu hoàn chi phí cá nhân.

Chi phí thực sự là bao nhiêu

Chi phí hữu hình là dòng đăng ký. Phần đắt đỏ là mọi thứ xung quanh nó.

Trùng lặp là thứ dễ sửa nhất và cũng dễ bị bỏ sót nhất: hai công cụ làm cùng một việc, được hai nhóm mua, mỗi nhóm đều tin rằng đó là công cụ duy nhất.

Nợ tích hợp còn tệ hơn. Mọi công cụ can thiệp vào một quy trình làm việc đều phải được kết nối với các hệ thống lưu trữ chính thức, và mỗi kết nối là một mẩu phần mềm nhỏ mà không ai chịu trách nhiệm. Khi một nhà cung cấp thay đổi API, một thứ gì đó hỏng ở nơi không ai để ý.

Phơi lộ dữ liệu là vấn đề cuối cùng sẽ được đưa ra trước hội đồng quản trị. Việc gửi dữ liệu khách hàng đến nhà cung cấp mô hình là một quyết định xử lý dữ liệu có hệ quả pháp lý; không nên do bất kỳ ai đã bấm "chấp nhận" trong bản dùng thử miễn phí đưa ra.

Lock-in là kẻ âm thầm. Các prompt, hành vi được tinh chỉnh, bộ đánh giá và quy trình làm việc tích tụ bên trong giao diện của một nhà cung cấp. Việc chuyển đi sau này tốn kém hơn cả khoản đăng ký thuê bao trước đây.

Một trường hợp minh họa

Hãy lấy một công ty dịch vụ 40 người. Ba công cụ AI đang được sử dụng: một trợ lý viết với 20 suất, một bot hỗ trợ với 10 suất, và một công cụ trích xuất tài liệu tính phí theo mức sử dụng. Chưa ai hủy các suất của hai người đã rời đi, bot hỗ trợ trùng lặp một tính năng đã có trong gói helpdesk, và công cụ trích xuất đang gửi hợp đồng khách hàng đến một nhà cung cấp mà các điều khoản dữ liệu chưa từng được xem xét.

Không có sự thật nào trong số đó là kịch tính. Gộp lại, chúng mô tả một công ty trả tiền hai lần cho cùng một năng lực, để lộ dữ liệu mà công ty không định để lộ, và không có đòn bẩy nào để thay đổi bất kỳ điều gì trong đó — vì không có người sở hữu để thay đổi nó.

Người sở hữu làm gì

Công việc này không hào nhoáng và mất khoảng một tháng.

1. Kiểm kê. Mọi công cụ, mọi chỗ ngồi, mọi hợp đồng, mọi luồng dữ liệu. Hầu hết công ty phát hiện ra chi phí nhiều hơn 30–50% so với dự kiến.
2. Hợp nhất. Chọn một công cụ cho mỗi việc. Khoản tiết kiệm là có thật, nhưng điểm chính là danh sách ngắn hơn.
3. Đặt quy tắc mua hàng. Bất cứ thứ gì chạm vào dữ liệu khách hàng hoặc tốn hơn một ngưỡng xác định đều phải qua một lần xem xét.
4. Viết điều khoản thoát. Với mỗi nhà cung cấp: chúng ta sẽ rút ra như thế nào, và chi phí là bao nhiêu? Một hợp đồng không có điều khoản thoát là một quyết định bạn đã đưa ra rồi.

Vì sao đây là một vai trò bán thời gian

Một CTO toàn thời gian sẽ đảm nhận việc này, và ở một công ty lớn hơn thì đó chính xác là điều diễn ra. Dưới ngưỡng đó, công việc là thật nhưng khối lượng thì không: một lần kiểm kê, một quy tắc để duy trì, một lần gia hạn để xem xét hai lần mỗi năm, và một quyết định khi có thứ gì đó mới xuất hiện.

Đó là một nhịp độ, không phải một biên chế. Đó cũng là sự khác biệt giữa một công ty có thể trả lời “chúng ta đang chi bao nhiêu cho AI và vì sao” và một công ty chỉ biết khi thẻ bị từ chối.

Ngân sách không phải là vấn đề. Việc thiếu người đảm nhận mới là vấn đề.

Nguồn: Phân tích của ABN Asia. Bài thứ hai trong loạt bài về lãnh đạo điều hành bán thời gian.

Liên hệ: [email protected]

TÁC GIẢ

Về ABN Asia: Ai-Banking-NetworkSecurity (ABN), ABN Asia được thành lập từ năm 2012, là một công ty xuất phát từ học thuật, do những giảng viên, cựu du học sinh Hungary, Hà Lan, Nga, Đức, và Nhật Bản sáng lập. Chúng tôi chia sẻ đam mê chung và tầm nhìn vững chắc về công nghệ, mang đến sự đổi mới và chất lượng đỉnh cao cho khách hàng. Phương châm của chúng tôi là: Tốt hơn. Nhanh hơn. An toàn hơn. Trong nhiều trường hợp: Rẻ hơn.

Hãy liên hệ với chúng tôi khi Quý doanh nghiệp có các nhu cầu về dịch vụ công nghệ thông tin, tư vấn chuyển đổi số, tìm kiếm các giải pháp phần mềm phù hợp, hoặc nếu Quý doanh nghiệp có đấu thầu CNTT (RFP) để chúng tôi tham dự. Quý doanh nghiệp có thể liên hệ với chúng tôi qua địa chỉ email [email protected]. Chúng tôi sẵn lòng hỗ trợ với mọi nhu cầu công nghệ của Quý doanh nghiệp.

© ABN ASIA